DUA CARA MEMBUAT LAPORAN ARUS KAS

Ada dua cara yang bisa digunakan untuk membuat laporan arus kas (cash flow statement) menurut sumber data yang digunakan—yang akan JAK overview melalui artikel ini. Masing-masing cara digunakan sesuai dengan KONDISI dan KEBUTUHAN.

“Kondisi” yang saya maksudkan adalah ketersediaan data untuk menyusun laporan arus kas. Dalam kondisi ideal, dan ini harapan setiap akuntan, semua data yang diperlukan tersedia. Namun pada kenyataannya tidak selalu demikian.

Sedangkan “kebutuhan” dalam hal ini adalah, apa yang diharapkan dari sebuah laporan arus kas; apakah sekedar tahu arus kas saja? Atau sekaligus mengetahui hubungan antara Laporan Arus Kas dengan Laporan Laba Rugi?

KONDISI dan KEBUTUHAN inilah yang menentukan cara mana yang akan digunakan untuk menyusun laporan arus kas, dan akan dibahas dalam artikel ini.

Seperti telah disampaikan di awal, ada 2 cara menyusun laporan arus kas, menuru sumber data yang digunakan:

• Mengusun Laporan Arus Kas, dengan menggunakan sumber data berupa “Buku Kas”
• Menyusun Laporan Arus Kas, dengan menggunakan sumberdata berupa “Laporan Laba Rugi” dan “Neraca Komparasi”

Masing-masing cara ini memeliki kelebihan dan kekurangan. Kita bahas satu persatu.

1. Menggunakan Buku Kas

Menggunakan Buku Kas sebagai sumber data untuk mengusun Laporan Arus Kas adalah cara yang paling mudah, si Mbah saya di kampung sana bilang “no brainer”—maksudnya tak perlu memeras otak untuk melakukannya, Si Otong di gang sebelah bilang “cemen.”

Kenapa paling mudah? Karena semua transaksi yang menggunakan kas (apapun jenisnya)—asalkan tidak tercecer atau ketinggalan—sudah pasti tercatat di Buku Kas. Dan, semua yang ada di Buku Kas sudah pasti catatan transaksi menggunakan kas, sehingga tak perlu lagi memilah-milah mana transaksi menggunakan kas dan mana yang tidak.

Teknisnya, tinggal mengambil semua data transaksi dari Buku Kas untuk periode yang diperlukan, lalu dikelompokan sesuai format laporan arus kas, seperti dalam contoh di bawah ini:

Dari contoh format laporan di atas, sudah sangat jelas terlihat transaksi kas apa saja yang dimasukkan ke masing-masing kelompok (1) Arus Kas dari Aktivitas Operasional; (2) Arus Kas dari Aktivitas Investasi; dan (3) Arus Kas dari Aktivitas Pembiayaan.

Untuk mempercepat proses pembuatan laporan, jika anda menggunakan spreadsheet macam Ms Excel, bisa mengikuti 9 langkah praktis berikut ini:

Langkah-1. Siapkan format Laporan Arus Kas – Dengan menggunakan Ms Excel, siapkan fomat Laporan Arus Kas seperti contoh di atas, hanya saja bagian angkanya di kosongkan saja dulu (atau isi angka nol).

Langkah-2. Copy Buku Kas – Copy semua isi Buku Kas ke sheet lain. Entah dengan perintah “Copy and Move Sheet” atau “Ctrl + C” lalu “Ctrl +V”. Yang penting nantinya bisa diotak-atik tanpa menganggu file Buku Kas aslinya.

Langkah-3. Simpan Dengan Nama File “Data Arus Kas” – Setelah dicopy, jangan lupa hasil copynya disimpan dengan nama berbeda, misal “Data Arus Kas” atau nama lain yang penting namanya khas dan mudah anda kenali dikemudian hari jika diperlukan.

Langkah-4. Hilangkan Kolom “Saldo” – Kolom saldo tidak kita butuhkan dalam proses pengolahan data ini, yang kita butuhkan hanya nilai per transaksi (kolom Amount). Untuk itu hilangkan kolom “Saldo” dengan perintah Delete Column.

Langkah-5. Tambahkan Kolom “Kelompok” – Bentuk format Buku Kas—yang telah dicopy dan diganti nama menjadi “Data Arus Kas” bisa jadi beragam antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, akan tetapi sudah pasti berkolom-kolom. Nah, tambahkan kolom baru yang diberi label “Kelompok”. Dalam contoh kolom baru ini saya tambahkan sebelum kolom “Amount”. Kolom ini diisi (input) nama kelompok utama dari format Laporan Arus Kas, namun disingkat saja, misalnya: Operasional, Investasi, Pembiayaan. (perhatikan contoh format Lap Arus Kas di atas lalu perhatikan contoh pengisian kolom di bawah.)

Langkah-6. Tambahkan Kolom “Sub-Kelompok” – Setelah kolom “Kelompok” tambahkan satu kolom lagi beri label “Sub-Kelompok”. Kolom ini diinput nama sub-kelompok dari sub-kelompok format Laporan Arus Kas, misalnya: pembayaran Accounts Payable, atau Pembayaran Gaji, atau Terima Pembayaran Piutang, Bayar Listrik, Penjualan Aset, dlsb.

Berikut ini adalah contoh penambahan kolom “Kelompok” dan “Sub-Kelompok” pada spreadsheet Data Arus Kas:

Langkah-7. Sort berdasarkan “Kelompok” dan “Sub-Kelompok” – Setelah semua kolom “Kelompok” dan “Sub-Kelompok” terisi, tinggal di sort dengan perintah Data==>Sort, berdasarkan kolom “Kelompok” lalu “Sub-Kelompok”, seperti di bawah ini:

Dengan demikian, Data Arus Kas sudah terkelompokkan sesuai dengan 3 kelompok utama Laporan Arus Kas dan terbagi-bagi menjadi sub-kelompok masing-masing kelompok utama.

Langkah-8. Sub total Data Yang Telah Disort – Setelah semua data arus kas terkelompokkan, selanjutnya disubtotal dengan perintah Data==>Sub-total. Sub-total dilakukan untuk setiap perubahan pada kolom “Sub-Kelompk”. Jebreettt. Hasilnya? Data terekelompokan dan tersub-total berdasarkan Kolom Sub-Kelompok. Setelah itu, lakukan sub-total SEKALI LAGI, atas setiap perubahan pada kolom “Kelompok”.

Sampai pada langkah ke-8 ini, maka Data Arus Kas telah terkelompokkan dan tersubtotal berdasarkan sub-kelompok dan kelompok.

Langkah-9. Pindahkan data ke Format Laporan Arus Kas – Masukan Angka Sub-Total per Sub-kelompok, satu-per-satu, ke masing-masing item yang ada pada format Laporan Arus Kas yang telah anda siapkan pada langkah-1. Selesai menjalankan langkah ke-9 ini, maka Laporan Arus Kas anda sudah siap!

Catatan: UJI LAPORAN ARUS KAS ANDA!

Hasil akhir dari Laporan Arus Kas berupa “Kenaikan/Penurunan Kas Bersih” untuk periode yang dilaporkan. Perhatikan format Laporan Arus Kas di atas, ada di baris paling akhir (dalam contoh kebetulan hasilnya berupa “Kenaikan Kas Bersih”). Caranya menguji?

Ada 2 tahap yang harus ditempuh untuk menguji akurasi dan kebenaran Laporan Arus Kas:

Tahap-1. Uji Lap Arus Kas-Vs-Buku Kas – Pertama anda bandingkan antara Lap Arus Kas yang sudah jadi dengan Buku Kas. Gunakan persamaan di bawah ini:

Kenaikan Kas bersih (pada lap arus kas ) + Saldo Awal (pada Buku Kas) = Saldo Akhir (pada Buku Kas).

Simpulan Hasil Uji Tahap-1:

• Jika persamaan di atas terpenuhi, maka Laporan Arus Kas anda TELAH SESUAI dengan sumber data yang digunakan, yakni Buku Kas. Artinya anda bisa lanjutkan ke Uji Tahap-2 di bawah.
• Jika persamaan di atas tidak terpenuhi, maka Laporan Arus Kas anda BELUM SESUAI dengan sumber data yang digunakan. Artinya anda harus ulangi proses pembuatan Laporan Arus Kas (dari langkah-1 s/d 9 di atas).

Tahap-2. Uji Lap Arus Kas-Vs-Neraca – Laporan Arus Kas telah sesuai dengan sumber data (Buku Kas) bukan berarti laporan sudah pasti akurat, masih perlu melalui ujian tahap-2, yakni dibandingkan dengan Naraca. Gunakan persamaan di bawah ini:

Kenaikan Kas bersih (pada lap arus kas ) + Saldo Awal (pada Buku Kas) = Saldo Akhir (pada Neraca).

Sama persis dengan uji tahap pertama, bedanya hanya pada saldo akhir yang digunakan, yakni diambil dari Neraca.

Simpulan Hasil Uji Tahap-2:

• Jika persamaan di atas terpenuhi, maka Laporan Arus Kas anda SUDAH SESUAI dengan sumber data (Buku Kas) dan SUDAH SINKRON dengan Neraca. Bisa dibilang, Laporan Arus Kas anda SUDAH BENAR dan AKURAT. Boleh pulang… Maksud saya, congratulation! Well done!
• Jika persamaan di atas tidak terpenuhi, maka Laporan Arus Kas anda TELAH SESUAI dengan sumber data yang digunakan, namun BELUM SINKRON dengan Neraca. Artinya? Entah Buku Arus Kas nya yang tidak lengkap (tidak akurat) atau Neracanya yang salah. Tapi jangan khawatir, kemungkinan ini sangat kecil, karena saat proses penyusunan Neraca sudah pasti saldo akhir yang digunakan adalah saldo akhir pada Buku Kas, kecuali Buku Kas sempat mengalami perubahan diantara tenggang waktu menyusun Neraca dan Laporan Arus Kas.

Mudah sekali bukan? Itu sebabnya si Mbah saya bilang “this is no brainer”.

Satu-satunya hambatan yang mungkin terjadi, terutama untuk pemula, adalah pada proses pengelompokan transaksi (langkah-5 dan 6). Pemula biasanya ragu-ragu apakah suatu transaksi dikelompokan ke Arus Kas dari Aktivitas Operasional, Investasi atau Pembiayaan?

Saya share panduan sederhana:

• Transaksi kas LABA RUGI ==> AKTIVITAS OPERASIONAL
• Transaksi kas AKTIVA LANCAR + UTANG LANCAR ==> AKTIVITAS OPERASIONAL
• Transaksi kas AKTIVA TAK LANCAR ==> AKTIVITAS INVESTASI
• Transaksi kas UTANG TAK LANCAR + MODAL + EKUITAS ==> AKTIVITAS PEMBIAYAAN

Cara membuat Laporan Arus Kas dengan menggunakan Buku Kas sebagai sumber data utama ini sering disebut METODE LANGSUNG (Direct Method). Namun perlu diketahui, yang disebut dengan “metode langsung” (direct method) dalam literatureakuntansi merujuk pada teknik pembuatan laporan arus kas KHUSUS pada elemen “Arus Kas dari Aktivitas Operasional” saja. Nanti akan saya bahasa pada cara ke-2.

2. Menggunakan Laporan Laba Rugi dan Neraca Perbandingan

Hebatnya para akuntan, mereka bisa membuat laporan arus kas tanpa melihat transaksi pada Buku Kas. Tentu saja karena mereka memiliki kemampuan anlisa dan mampu mengkonversikan transaksi berbasis akrual menjadi transaksi berbasis kas.

Sayangnya, kemampuan itu biasanya belum dimiliki oleh mereka yang masih pemula (entry level). Sehingga bagi mereka, cara kedua ini menjadi relatif lebih sulit dibandingkan cara pertama di atas.

Namun demikian, harus belajar. Karena kelak, mau atau tak mau, memang harus bisa. Akuntan harus bisa bekerja dengan sumber data minim, tanpa mengorbankan akurasi laporan yang dihasilkan. HARUS BISA.

Disamping itu, teknik membuat laporan arus kas ini lebih disukai oleh mereka yang berkepentingan terhadap laporan arus kas (Manajemen, Kreditur, Debitur dan Pemerintah).

Cara kedua ini lebih disukai karena Laporan Arus Kas—khususnya aktivitas operasional—menjadi lebih sinkron dengan Laporan Laba Rugi. Dalam artian, hubungan antara “Laba Operasional” dengan “Kenaikan/Penurunan Kas Bersih” menjadi lebih terjelaskan. Sehingga tidak lagi muncul pertanyaan-pertanyaan ketika ada yang terlihat janggal pada Laporan Laba Rugi, misalnya:

Mengapa ketersediaan Kas sangat tinggi tetapi perusahaan membukukan Rugi (Loss Position)?; atau
Mengapa perusahaan membukukan Laba (Gain Position) tetapi ketersediaan kas begitu rendah;
Dan lain sebagainya.

Ada 6 langkah yang harus diikuti untuk menyusun Laporan Arus Kas dengan menggunakan sumber data “Laporan Laba Rugi” dan “Neraca Perbandingan,” sebagai berikut:

• Langkah-1. Hitung Saldo Kas dan Setara Kas pada Neraca
• Langkah-2. Konversikan Laporan Laba Rugi dari “Accrual” ke “Cash” Basis, untuk menentukan Arus Kas Dari Aktivitas Operasional (di sinilah bisa menggunakan direct atau indirect method)
• Langkah-3. Analisa Aktiva Lancar dan Utang Lancar untuk melengkapi langkah-2.
• Langkah-4. Analisa Aktiva Tak Lancar untuk menentukan Arus Kas Dari Aktivitas Investasi
• Langkah-5. Analisa Utang Jangka Panjang, Modal dan Ekuitas untuk menentukan Arus Kas Dari Aktivitas Pembiayaan
• Langkah-6. Siapkan Laporan Arus Kas

Dua bagian pekerjaan yang paling sulit dari cara kedua ini adalah (a) mengkonversikan Laba Rugi dari Accrual ke Cash Basis; dan (b) melakukan anlisa akun-per-akun pada pada Neraca periode sebelumnya dan periode yang akan dilaporkan.

SYARAT UTAMA untuk bisa menggunakan teknik ini adalah menguasi mekanikal proses akuntansi sekaligus memiliki pemahaman yang sangat baik mengenai dampak perubahan (kenaikan/penurunan saldo) pada suatu akun terhadap akun lainnya.

Untuk lebih detail dari enam langkah di atas, akan saya bahas di artikel berikutnya, Menyusun Laporan Arus Kas dengan menggunakan Laporan Laba Rugi dan Neraca Perbandingan. Untuk sementara, silahkan kuasai dahulu cara pertama yang telah saya paparkan di atas. Untuk mencoba, JANGAN TAKUT SALAH. Kuncinya, yang penting tidak merusak sumber data yang digunakan. Kalau salah ya tinggal diulangi lagi. Begitu terus sampai benar. SELAMAT MENCOBA